Tại sao bạn nên bắt đầu một buổi lập kế hoạch hàng tuần (và cách thực hiện nó một cách hiệu quả)

 Tôi là một chiến lược gia quản lý thời gian, tuần trước, đã bỏ qua buổi lập kế hoạch giống hệt như tôi bắt khách hàng của mình làm việc mỗi tuần. Tôi tự đảm bảo rằng sẽ ổn nếu bỏ qua nó chỉ một lần và trong quá trình này, tôi đã coi như những lợi ích của việc lập kế hoạch.

Nó không ổn. Trong tuần tiếp theo, tôi luôn cảm thấy không chắc chắn về điều gì tiếp theo, nhấn mạnh rằng tôi đã không chuẩn bị cho bất cứ điều gì và có một cuộc tranh giành phút cuối có thể tránh được cho Best Buy cho đầu nối Mac-to-máy chiếu-thứ 30 phút trước khi thuyết trình. Tôi nhận ra rằng các buổi lập kế hoạch hàng tuần giúp cuộc sống của tôi trôi chảy hơn bao nhiêu.

Bỏ qua chúng không đáng có một tuần đầy bất ổn, căng thẳng và tranh giành vào phút cuối. Vì vậy, hôm nay tôi ở đây với sự đánh giá cao mới về các buổi lập kế hoạch hàng tuần. Và tôi cũng muốn bạn gặt hái được những lợi ích từ chúng.

Bạn có thể chống lại ý tưởng lập kế hoạch các phiên họp, một phần vì bạn không chắc chắn cách tiến hành chúng một cách hiệu quả. Đừng lo lắng: Tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước những gì tôi làm và yêu cầu khách hàng của tôi làm. Tất nhiên, có thể bạn sẽ cần sửa đổi nó tùy thuộc vào hoàn cảnh, mục tiêu và mức độ ưu tiên của mình, nhưng mẫu sau đây sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt.

BƯỚC 1: LÀM RÕ NHỮNG GÌ TRÊN ĐĨA CỦA BẠN

Bắt đầu bằng cách xem lại các nhiệm vụ của tuần trước — công việc và cá nhân. Hãy tự hỏi bản thân, bạn đã không thể tiếp cận hoặc cần theo dõi bất cứ điều gì? Nếu câu trả lời là có (và bạn sẽ mất chưa đến hai phút), hãy làm ngay lập tức. Nếu mất nhiều thời gian hơn, hãy đảm bảo rằng bạn đã đặt thời gian trong lịch để thực hiện việc đó sau này.

Sau đó, lấy tất cả các nhiệm vụ / thời hạn ra khỏi email và ghi chú cuộc họp của tuần này và lên lịch các nhiệm vụ / thời hạn trong lịch của bạn. Nộp hoặc tung các ghi chú và email. Chặn thời gian bất kỳ nhiệm vụ nào khác mà bạn có thể nghĩ đến cho tuần tới hoặc sắp tới. Để khơi gợi ý tưởng, hãy xem qua danh sách các trường hợp, khách hàng, dự án hoặc cách bạn tổ chức công việc của mình. Làm điều tương tự đối với cuộc sống cá nhân của bạn, suy nghĩ thông qua từng thành viên trong gia đình, sở thích, tổ chức bạn tham gia và vật nuôi của bạn nếu bạn có. Đừng quên dành thời gian cho bất kỳ điều gì thú vị bạn muốn làm, cho dù đó là đọc một cuốn sách cụ thể, đi bộ đường dài, kiểm tra một nhà hàng mới hoặc đi dạo và chỉ suy nghĩ.

BƯỚC 2: TÌM RA KẾ HOẠCH TRÒ CHƠI CỦA BẠN ĐỂ BIẾN TẤT CẢ THÀNH HIỆN THỰC

Bây giờ mọi thứ bạn cần / muốn làm đều có trong lịch của bạn , hãy chuyển sang hai tuần tới. Hãy xem xét các câu hỏi sau:

Có điều gì tôi có thể cắt giảm, trì hoãn hoặc ủy quyền không?

Tôi đã chia nhỏ các nhiệm vụ / thời hạn thành các khối thời gian nhỏ để tự thiết lập cho mình việc đáp ứng các thời hạn của mình chưa (với chỗ trống)? Nếu không, hãy làm điều đó.

Tôi đã sẵn sàng cho tất cả các cuộc họp hay tôi cần sắp xếp thời gian để chuẩn bị?

Tôi có muốn di chuyển bất cứ điều gì xung quanh để cân bằng khối lượng công việc của tôi hoặc làm cho cuộc sống của tôi trôi chảy hơn không (ví dụ: nó có cho tôi không gian thở để dời cuộc họp lùi lại 15 phút không?)

Tôi đã bình phương sắp xếp việc chăm sóc trẻ cho tuần này chưa?

Tôi khuyên bạn nên làm điều này vào các buổi chiều thứ Sáu khoảng 2 giờ chiều khi não của bạn đã hoàn thành việc mang đến một trò chơi trí tuệ / sáng tạo trong tuần, tuy nhiên, tất nhiên, bạn có thể có một sở thích khác tùy thuộc vào điều gì phù hợp nhất với bạn. Nếu một số tuần bạn phải dời phiên lập kế hoạch vì các cơ hội khác, hãy bắt đầu! Chỉ cần đảm bảo tìm thấy một vị trí khác trong lịch của bạn.

TẠI SAO BẢN XEM TRƯỚC + ĐÁNH GIÁ HÀNG TUẦN LẠI LÀ YẾU TỐ THAY ĐỔI CUỘC CHƠI

Khi tôi dành thời gian để làm việc này vào chiều thứ Sáu, tôi nhận thấy rằng ba điều sau có xu hướng xảy ra:

Trước tiên, tôi strut vào cuối tuần biết tôi đang trên đầu trang của nó tất cả, và kết quả là, tôi có thể có mặt cho những điều thú vị tôi làm đã lên kế hoạch. Tôi thấy rằng mình ít bị căng thẳng hơn khi có kế hoạch chơi game, bởi vì tôi có thể tin tưởng bản thân sẽ hoàn thành tất cả.

Thứ hai, tôi có xu hướng nhìn thấy những xung đột tiềm ẩn hoặc những tranh giành vào phút cuối trong lịch trình của mình trước khi chúng xảy ra và tôi có thể lập kế hoạch để tránh chúng. Nếu tôi không bỏ qua phiên lập kế hoạch của mình vào thứ Sáu, tôi sẽ không bị buộc phải thực hiện chuyến đi vào phút cuối đến Best Buy.

Thứ ba, lập kế hoạch cho phép tôi biết trước mình sẽ có bao nhiêu thời gian rảnh. Tôi có thể chọn lập kế hoạch cho các hoạt động sẽ khiến tôi cười, tái tạo năng lượng hoặc thúc đẩy tôi tiến lên theo một cách nào đó. Bạn có muốn thời gian bắt đầu hối hả bên đó hay tìm kiếm một công việc mới? Bạn có muốn quay lại đọc tiểu thuyết không? Bạn có muốn khám phá những chuyến đi bộ đường dài trong khu rừng cổ của mình không? Bạn cần chặn thời gian cho những việc này. Nếu bạn không bảo vệ những hoạt động này và coi chúng như những hoạt động không thể thương lượng trong lịch của mình, thật khó để tìm ra thời gian để thực hiện chúng.

Vì vậy, ngay từ bây giờ, hãy lên lịch 1,5 tiếng vào chiều thứ sáu sắp tới này để lên kế hoạch cho tuần của mình. Bạn có thể mất nhiều thời gian hơn một chút so với mong đợi lúc đầu, nhưng nếu bạn kiên trì với nó, bạn sẽ nhanh hơn (có thể giảm xuống còn 45 phút đến một giờ).

Hãy lắc thực sự trong sáu tuần. Cảm nhận những lợi ích. Và nếu bạn không tin rằng nó xứng đáng, hãy làm điều đó trong vài tuần, bỏ qua một tuần và xem cảm giác của nó như thế nào. Ngay cả những chiến lược gia quản lý thời gian cũng cần được nhắc nhở mọi lúc mọi nơi.