'Hệ số thời gian' là gì và nó cải thiện năng suất như thế nào?

 Trong một thế giới mà chúng ta không cảm thấy mình có đủ giờ trong ngày, chúng ta cần phải có chiến lược về cách chúng ta sử dụng thời gian của mình.

'Hệ số thời gian' là gì và nó cải thiện năng suất như thế nào?

[Ảnh: hanamirae / iStock]

BỞI JORY MACKAY — RESCUETIME4 PHÚT ĐỌC

Nếu bạn đang tìm kiếm lời khuyên về cách dành thời gian cho công việc quan trọng nhất của mình mỗi ngày, chắc chắn bạn đã xem qua câu nói nổi tiếng này của Abraham Lincoln:

"Nếu tôi có sáu giờ để chặt một cái cây, thì tôi sẽ dành bốn giờ đầu tiên để mài rìu."

Vâng, Abe. Chúng tôi hiểu rồi. Sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu bạn cung cấp cho mình những công cụ phù hợp và lập kế hoạch trước khi lao đầu vào một vấn đề. Tuy nhiên, có bao nhiêu người trong chúng ta làm điều đó với ngày làm việc của mình?

Thay vì lập kế hoạch phù hợp và thiết lập các công cụ , chiến lược quản lý thời gian và quy trình làm việc phù hợp, chúng ta ngồi xuống vào buổi sáng và tưởng tượng một lá cờ ca rô đang vẫy trước mắt mình. Trước khi chúng ta nhận ra điều đó, chúng ta đặt bàn đạp xuống sàn cho đến khi chúng ta đi đến cuối ngày hoặc hết xăng (hay còn gọi là  cháy máy ).

Nhưng thật điên rồ khi nghĩ rằng chúng ta có thể theo kịp nhịp sống này lâu dài. Thay vào đó, chúng ta cần tìm cách để có được nhiều hơn từ quỹ thời gian giới hạn mà chúng ta có mỗi ngày. Chúng ta cần mài những chiếc rìu của mình. Chúng ta cần số nhân thời gian.

HIỆU ỨNG CẤP SỐ NHÂN: CÁC CHIẾN LƯỢC NHẤT ĐỊNH CÓ TÁC ĐỘNG VƯỢT TRỘI NHƯ THẾ NÀO ĐẾN NGÀY VÀ CUỘC SỐNG CỦA BẠN

Theo nghĩa cơ bản nhất của từ này, "số nhân" là một con người, công cụ hoặc chiến lược tạo ra kết quả không tương xứng so với đầu tư.

Ví dụ: nếu bạn đầu tư 100 đô la vào quầy chuối của mình và kết quả là doanh số bán hàng là 1.000 đô la, thì khoản đầu tư đó là một cấp số nhân.

Một ý tưởng đơn giản hơn là một cái búa. Nó khuếch đại nỗ lực của bạn để tạo ra nhiều đầu ra hơn (và đỡ đau hơn rất nhiều so với việc bạn dùng tay không để đập một chiếc đinh vào tường).

Tất cả chúng ta đều thích ý tưởng nhận được một thứ gì đó (hầu như không). Và may mắn thay, bạn có thể làm điều tương tự với thời gian của mình.

Hệ số thời gian là một chiến lược hoặc công cụ tạo ra nhiều thời gian rảnh hơn cho bạn trong tương lai. Đó là cách quản lý thời gian tương đương với việc mài rìu của bạn.

Bạn có thể sử dụng tất cả các loại hệ số thời gian, từ ứng dụng năng suất đến các chiến lược như Hoàn thành công việc . Nhưng đây là một vài ví dụ đơn giản bạn có thể sử dụng để bắt đầu.

DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM: NHÂN THỜI GIAN CỦA BẠN BẰNG CÁCH HỌC CÁCH SẮP XẾP THỨ TỰ ƯU TIÊN CHO CÁC CÔNG VIỆC

Một trong những cách đơn giản nhất để bạn có thể nhân thời gian mỗi ngày là sử dụng nó một cách hiệu quả hơn. Một giờ tập trung vào một nhiệm vụ có ý nghĩa hiệu quả gần gấp tám lần so với cả ngày dành cho việc thiếu quyết đoán hoặc phân tán giữa các email vô nghĩa, cuộc gọi kéo dài và các cuộc họp cập nhật trạng thái.

Mặc dù có rất nhiều chiến lược quản lý thời gian hứa hẹn sẽ làm cho bạn hiệu quả hơn, nhưng tất cả đều bắt đầu bằng việc làm những điều đúng đắn.

Mức độ ưu tiên là hệ số nhân thời gian gốc. Tuy nhiên, mặc dù những điều cơ bản về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc rất đơn giản (biết những công việc nào cần được thực hiện và xếp hạng chúng cho phù hợp), nó vẫn không phải là một bài tập đơn giản.

Vì vậy, hãy làm cho nó dễ dàng. Xem danh sách việc cần làm của bạn và hỏi bốn câu hỏi sau:

1. BẠN CÓ THỂ LOẠI BỎ NHIỆM VỤ NÀY KHÔNG?

Một trong những cách hiệu quả nhất để kiếm thêm thời gian là học cách từ chối . Nói không sẽ mở ra thời gian cho công việc quan trọng. Mặc dù nói có với những nhiệm vụ bạn biết không quan trọng có nghĩa là bạn đang nói không với những lựa chọn tốt hơn.

Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng dễ dàng. Tất cả chúng ta đều được giao những nhiệm vụ mà chúng ta biết rằng chúng ta không nên làm nhưng chúng ta không thể khiến bản thân từ chối. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều số nhân thời gian hơn, bạn cần phải chống lại sự thôi thúc này.

2. NẾU BẠN KHÔNG THỂ LOẠI BỎ NÓ, BẠN CÓ THỂ TỰ ĐỘNG HÓA NÓ KHÔNG?

Có nhiều công cụ hơn bao giờ hết có thể giúp bạn tự động hóa các tác vụ không hiệu quả và giải phóng không gian cho công việc tập trung. Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều bỏ qua điều này và lặp đi lặp lại.

Tự động hóa là một hệ số nhân thời gian, nhưng nó không hoạt động với mọi thứ. Kim Kadiyala của Zapier cho biết có ba tiêu chí mà nhiệm vụ hoặc quy trình công việc của bạn cần đáp ứng để trở thành ứng cử viên tốt cho tự động hóa:

Nhiệm vụ không cần bạn chú ý để hoàn thành (tức là bạn có thể làm nó trong giấc ngủ)

Tốn thời gian và / hoặc phiền phức

Quá trình này không yêu cầu quá nhiều cá nhân hóa hoặc sự khéo léo

3. CÓ THỂ ỦY QUYỀN KHÔNG (HOẶC BẠN CÓ THỂ DẠY NGƯỜI KHÁC CÁCH LÀM KHÔNG?)

Mặc dù các nhiệm vụ đơn giản có thể được loại bỏ hoặc tự động hóa, nhưng thật khó để bỏ qua những công việc mà chúng ta cảm thấy cần chú ý. Trên thực tế, một nghiên cứu gần đây của Trường Kinh doanh London cho thấy hầu hết những người lao động tri thức dành tới 41% thời gian của họ cho những công việc có thể dễ dàng truyền lại cho người khác .

Sự thật là giảm tải những tác vụ này là một hệ số thời gian lớn.

Giả sử bạn có một nhiệm vụ chỉ mất 5 phút để hoàn thành. Ngay cả khi bạn dành ngân sách gấp 30 lần thời gian dạy cho người khác (150 phút), thì cuối cùng bạn vẫn tiết kiệm được 1.100 phút mỗi năm. (Năm phút mỗi ngày nhân với 250 ngày làm việc hàng năm = 1.250 phút dành cho việc đó.)

Bất cứ khi nào có thể, hãy tìm những tình huống mà bạn có thể ủy thác và giảm bớt công việc tốn nhiều thời gian của mình cho người khác.

4. NHIỆM VỤ NÀY CÓ CẦN ĐƯỢC THỰC HIỆN NGAY BÂY GIỜ KHÔNG?

Cuối cùng, nếu bạn không chắc chắn về cách xử lý một công việc, hãy hỏi xem nó có đủ khẩn cấp để bạn cần chú ý hôm nay không.

Hiệu quả chỉ quan trọng nếu bạn đang làm những điều đúng đắn. Nếu bạn muốn giải phóng bản thân khỏi sự chuyên chế của nhóm 9 đến 5 và làm những công việc thực sự có ý nghĩa, bạn cần kiểm soát thời gian của mình. Điều đó có nghĩa là biết điều gì đáng để chúng ta quan tâm và tập trung vào ngày hôm nay sẽ giúp chúng ta có thêm thời gian vào ngày mai.

Nhân thời gian giúp bạn làm được cả hai điều đó. Và cũng giống như bất kỳ khoản đầu tư thông minh nào, bạn càng nhân rộng thời gian của mình, thì lợi nhuận càng nhiều.